账簿

账簿(books of accounts),是由具有一定格式而又互相联系的账页所组成,用以全面、系统、连续记录各项经济业务的簿籍,是编制财务报表的依据,也是保存会计资料的重要工具。

词目:账簿

读音 zhàng bù

基本解释

[account book] 记账的簿册

详细解释

记载钱物出入的簿册。

醒世恒言张孝基陈留认舅》:“房中桌上,更无别物,单单一算盘,几本账簿。” 清 袁枚 《新齐谐医妒》:“命姬谢罪叩头,并取田房账簿、一切金币珠翠,尽交夫人主裁。” 鲁迅 《且介亭杂文随便翻翻》:“譬如我们看一家的陈年账簿,每天写着‘豆付三文,青菜十文……’就知先前这几个钱就可买一天的小菜,吃够一家。”

1、通过账簿的设置和登记,记载、储存会计信息。将会计凭证所记录的经济业务一一记入有关账簿,可以完全反映会计主体在一定时期内所发生的各项资金运动,储存所需要的各项会计信息。

2、通过账簿的设置和登记,分类、汇总会计信息。账簿由不同的相互关联的账户所组成。通过账簿记录,一方面可以分门别类地反映各项会计信息,提供一定时期内经济活动的详细情况;另一方面可以通过发生额、余额计算,提供各方面所需要的总括会计信息,反映财务状况及经营成果的综合价值指标

3、通过账簿的设置和登记,检查、校正会计信息。账簿记录是会计凭证信息的进一步整理。如在永续盘存法下,通过有关盘存账户余额与实际盘存或核查结果的核对,可以确认财产的盘盈盘亏,并根据实际结存数额调整账簿记录,做到账实相符,提供如实、可靠的会计信息。

4、通过账簿的设置和登记,编报、输出会计信息。为了反映一定日期的财务状况及一定时期的经营成果,应定期进行结账工作,进行有关账簿之间的核对,计算出本期发生额余额,据以编制会计报表,向有关各方面提供所需的会计信息。

1、总账:30年(包括日记总账)。

2、明细账:30年

3、日记账:30年(现金和银行存款日记账保管25年)。

4、固定资产卡片:固定资产报废清理后保管5年。

5、辅助账簿:30年 。

任何单位都应当根据本单位经济业务的特点和经营管理的需要,设置一定种类和数量的账簿。一般说来,设置账簿应当遵循下列原则:

(一)账簿的设置要能保证全面、系统地反映和监督各单位的经济活动情况,为经营管理提供系统、分类的核算资料。

(二)设置账簿要在满足实际需要的前提下,考虑人力和物力的节约,力求避免重复记账。

(三)账簿的格式,要按照所记录的经济业务的内容和需要提供的核算指标进行设计,要力求简便实用,避免繁琐重复。

序时账簿、

分类账簿

备查账簿

订本式账簿

活页式账簿

卡片式账簿

磁性媒介质式账簿

两栏式账簿

三栏式账簿

多栏式账簿

数量金额式账簿

各类账簿所记录的经济业务不同,账簿格式可以多种多样。但各种主要账簿应具备下列基本内容:

(一)封面。写明账簿名称和记账单位名称。

(二)扉面。填列账簿启用的日期和截止日期,页数、册次;经营账簿人员一览表和签章;会计主管人员签章;账户目录等。

账户目录是由记账人员在账簿中开设账页户头后,按顺序将每个账户的名称和页数登记的,便于查阅账簿中登记的内容。如果是活页账簿,在账簿启用时无法确定页数,可先将账户名称填写好,待年终装订归档时,再填写页数。

(三)账页。账页的格式,因反映经济业务内容的不同,可有不同格式,但基本内容应包括:

1.账户的名称(总账科目、二级或明细科目);

2.登账日期栏;

3.凭证种类和号数栏;

4.摘要栏(记录经济业务内容的简要说明);

5.金额栏(记录经济业务的增减变动);

6.总页次和分户页次。

1、从事生产、经营的纳税人应当自领取营业执照或者发生纳税义务之日起15日内,按照国家有关规定设置账簿。

2、生产、经营规模小又确无建账能力的纳税人,可以聘请经批准从事会计代理记账业务的专业机构或者经税务机关认可的财会人员代为建账和办理账务;聘请上述机构或者人员有实际困难的,经县以上税务机关批准,可以按照税务机关的规定,建立收支凭证粘贴簿、进货销货登记簿或者使用税控装置。

3、从事生产、经营的纳税人应当自领取税务登记证件之日起15日内,将其财务、会计制度或者财务、会计处理办法报送主管税务机关备案。

3、纳税人使用计算机记账的,应当在使用前将会计电算化系统会计核算软件、使用说明书及有关资料报送主管税务机关备案;纳税人建立的会计电算化系统应当符合国家有关规定,并能正确、完整核算其收入或者所得。

4、扣缴义务人应当自税收法律、行政法规规定的扣缴义务发生之日起10日内,按照所代扣、代收的税种,分别设置代扣代缴、代收代缴税款账簿。

5、纳税人、扣缴义务人会计制度健全,能够通过计算机正确、完整计算其收入和所得或者代扣代缴、代收代缴税款情况的,其计算机输出的完整的书面会计记录,可视同会计账簿;纳税人、扣缴义务人会计制度不健全,不能通过计算机正确、完整计算其收入和所得或者代扣代缴、代收代缴税款情况的,应当建立总账及与纳税或者代扣代缴、代收代缴税款有关的其他账簿。

6、账簿、会计凭证和报表,应当使用中文。民族自治地方可以同时使用当地通用的一种民族文字。外商投资企业和外国企业可以同时使用一种外国文字。

7、纳税人应当按照税务机关的要求安装、使用税控装置,并按照税务机关的规定报送有关数据和资料。

8、账簿、记账凭证、报表、完税凭证发票、出口凭证以及其他有关涉税资料应当合法、真实、完整。

9、账簿、记账凭证、报表、完税凭证、发票、出口凭证以及其他有关涉税资料应当保存10年;但是,法律、行政法规另有规定的除外。

一,各种账簿应分工明确,有专门人员保管,一般由账簿的记账人员负责保管。

二,会计账簿未经领导或会计负责人批准,非经管人员不得随意查阅、摘抄和复制。

三,会计账簿一般不得随意携带外出,特殊情况需要带出的。应经过单位领导或会计主管人员批准,并指定专人负责外出会计账簿的安全、完整。

四,会计账簿不得随意交与其他人员管理,防止涂改、毁坏账簿等问题的发生。

一,归档前,应检查更换的旧账是否齐全,是否全部结账,余额是否都已结转;订本式账簿应注销空行及空页;活页式账簿应抽出未使用的空页,装订成册并注明账页的总页码及每一账户的分页码。

二,更换下来的旧账簿,再进行整理的基础上装订成册。

三,旧账簿整理装订后应编制目录,填写移交清单,办理移交手续,归档保管。将账簿名称、册数、页码、保管期限等填入“会计账簿归档保管登记表”。

四,各种账簿同会计凭证会计报表一样都是重要的经济档案,必须按照会计制度统一规定的保管期限妥善保管,不得丢失和任意销毁,报关期满后,应按照规定的审批程序报经批准后才能销毁。

建账全是买新的账本,而更换账簿却不只与账簿的新旧有关,一般情况下,为了清晰地反映各个会计年度的财务状况和经营成果,每个会计年度开始时,都要启用新账,并把上年度的会计账簿归档保管。

现金日记账、银行存款日记账、总分类账及一般的明细分类账都要每年更换新账,但固定资产明细账或固定资产卡片可以继续使用,不必每年更换新账。

年终结账后,有期末余额的账户,应将其余额结转至下年度新账簿的相应账户中去。结转时,将有余额的账户的余额直接记入新账簿中相对应的账户中的余额栏内,不需要编制记账凭证,也不必将余额再记入本年账户的借方或贷方。

下年度新开账户的第一行,填写的日期是1月1日,“摘要”栏注明“上年结转”字样,同时,将上年结转余额记入“余额”栏,并标明余额方向。上年度该账户的借方余额,转至本年度新账内仍为借方余额,上年度该账户的贷方余额,转至本年度新账内仍为贷方余额。

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